Dans le cadre du contrat « Droits humains au cœur d’une mondialisation économique et d’un développement juste et durable Phase II » , cofinancé par l’Agence Française du développement (AFD) et Bread for the World (BFTW) il est prévu de procéder à un audit financier récurrent tous les 6 mois et externe en fin de Projet. Cet audit sera réalisé par un cabinet d’audit indépendant et devra contrôler notamment que les fonds de la subvention ont été utilisés conformément aux stipulations du contrat de financement du Projet et aux procédures de l’AFD et de BFTW. L’audit devra vérifier notamment que la FIDH est en mesure d’assurer une traçabilité des fonds, et donc de bien distinguer le périmètre financier relevant de l’AFD, de BFTW et le périmètre relevant des cofinancements
I. Présentation de l’organisation et du projet à auditer
Présentation de la FIDH
1.1.1. Mission et objectifs
La FIDH est une ONG internationale de défense des droits humains. Elle regroupe 188 organisations nationales de défense des droits humains dans 117 pays. Depuis 1922, la FIDH est engagée dans la défense de tous les droits civils, politiques, économiques, sociaux et culturels tels que définis dans la Déclaration universelle des droits de l’Homme.
Pour la FIDH, la transformation des sociétés est d’abord du ressort des acteurs locaux. Ses activités visent à renforcer leur capacité d’action et leur influence.
Elle agit aux niveaux régional, national et international en soutien de ses organisations membres et partenaires pour remédier aux situations de violations des droits humains et consolider les processus de démocratisation. Son action s’adresse aux États et aux autres détenteurs de pouvoir, comme les groupes d’opposition armés et les entreprises multinationales.
Les principaux bénéficiaires sont les organisations nationales de défense des droits humains membres de la FIDH et, par leur intermédiaire, les victimes des violations des droits humains. La FIDH a également élargi son champ d’action à des organisations partenaires locales et développe des alliances avec d’autres acteurs de changement.
1.1.2. Organisation institutionnelle et fonctionnement
L’organisation et le fonctionnement de la FIDH reflètent ses principes de gouvernance : à la base, les 188organisations membres. La FIDH repose ainsi sur trois piliers :
Le Congrès qui regroupe les 188 organisations membres de la FIDH. Il se réunit tous les trois ans et débat des priorités thématiques et géographiques de la FIDH et décide des orientations politiques de l’organisation.
Le Bureau international : Il compte membres bénévoles issu.es des organisations membres de la FIDH et élu.es par le Congrès, le/la président.e, le/la trésorier.ère, 15 vice-président.es et 5 secrétaires généraux.ales. Il fixe les orientations et objectifs stratégiques principaux, dans le cadre des orientations politiques définies par le Congrès. Il approuve les comptes annuels de la FIDH. Il se réunit trois fois par an et fait rapport au Congrès.
Le Secrétariat international : Basé à Paris, il est composé d’une équipe professionnelle, dirigée par une directrice générale et une directrice générale adjointe, qui siègent avec voix consultative au Bureau international et au Bureau exécutif. Ses équipes sont organisées par régions, par priorités d’action (thématiques) et en délégations. Le Secrétariat international a ainsi des bureaux de représentation auprès de l’ONU à Genève, auprès de l’Union européenne à Bruxelles, auprès de la Cour Pénale Internationale à La Haye, des bureaux régionaux à Tunis et Bangkok. Il compte également un département communication et relations publiques, ainsi qu’un département administratif et financier. En relation permanente avec le terrain, il met en œuvre les décisions des organes politiques de la FIDH en lien avec les organisations membres, les chargé.es de mission et les membres des Bureaux international et exécutif.
1.1.3. Budget de la FIDH
La FIDH possède un budget annuel d’environ 9 millions d’euros. La FIDH est financée à la fois par des institutions internationales et nationales ; des fondations, associations et autres institutions ; des entreprises ; des particuliers et particulières.
Descriptif du projet
1.2.1. Localisation du Projet
Le projet est mis en œuvre dans environ 15 pays cibles sur différents macro-régions Asie, Afrique, Amerique Latine, Europe de l’Est, Moyen Orient.
1.2.2. Calendrier du Projet
Durée du projet (mois) : 36 mois
Date de démarrage effectif : 1er Novembre 2023.
Date de clôture effective prévue : 31 Octobre 2026.
1.2.3. Contenu du projet : Objectif(s) global et spécifique(s) / Résultats attendus / Activités
Résumé du projet :
Le programme entend répondre aux enjeux de la libéralisation du commerce et de l’investissement ainsi que des modes de production économique non responsables, ni régulés.
La FIDH, avec son réseau de 188 OSC membres dans 116 pays, est le premier organisme international de défense des droits humains. 81 OSC parmi ses membres, dont les 19 OSC membres dans les 14 pays visés, sont spécialisées sur les questions liées aux entreprises, aux droits humains et à l’environnement.
Cette phase 2 s’inscrit dans le prolongement de la phase 1. Elle fait écho aux réflexions du Groupe de Travail sur Entreprises et Droits humains qui réunit désormais 81 OSC et décline la priorité stratégique (2023-2030) du réseau FIDH relative à la responsabilité des acteurs économiques en matière de droits humains et environnementaux. A la fin de cette phase 2, environ 2900 représentant.es d’OSC sont mobilisé.es pour réduire les impacts négatifs des activités économiques sur les droits humains et l’environnement, pour un développement juste et durable. Au terme du programme de 9 ans, la FIDH vise un meilleur accès à la justice pour les victimes de violations issues des activités économiques ; des entreprises et des investisseurs responsables et redevables ; des Etats et instances régionales, comme l’Union européenne, redevables et engagées en matière de droits humains dans leurs politiques et projets économiques.
Des informations plus spécifique sur le projet, ses objectifs et ses indicateurs seront fournies de manière confidentielle aux cabinets présélectionnées.
1.2.6. Budget total et plan de financement
Le projet sur 36 mois dispose d’un budget de 1.837.000 EUR dont 1.300.000 de la AFD
II- L’AUDIT FINANCIER
2.1. Justificatif de l’audit financier
2.1.1. Raison et objet du mandat
Dans le cadre du contrat de financement il est prévu de procéder à un audit financier tous les 6 mois pour BFTW et 1 fois lors de la première année et un audit externe final pour l’AFD.
2.1.2. Responsabilités des parties au mandat
le cabinet d’audit recruté désigne l’« auditeur/rice »et, plus spécifiquement, l’associé.e ou la personne du cabinet d’audit qui assume la responsabilité de la mission et de l’établissement du rapport émis au nom dudit cabinet et qui dispose de l’autorité nécessaire conférée par un organe professionnel, juridique ou réglementaire.
Il incombe à la FIDH de fournir un rapport financier sur l’action financée grâce au contrat de financement qui respecte les termes et conditions du contrat de subvention et de veiller à ce qu’une comparaison puisse être effectuée entre celui-ci et son système de comptabilité et de tenue des comptes, ainsi que ses comptes et relevés. Il appartient à la FIDH de fournir des informations suffisantes et adéquates, à la fois financières et non financières, pour étayer le rapport financier.
La FIDH reconnaît que la capacité de l’auditeur/rice d’exécuter les procédures imposées par le présent mandat dépend effectivement de l’accès suffisant qu’elle lui garantit à son personnel et à son système de comptabilité et de tenue des comptes, ainsi qu’à ses comptes et relevés, ou que ses partenaires lui assurent, le cas échéant.
L’auditeur/rice est chargé.e d’exécuter les procédures convenues de la façon définie dans les présents termes de référence et de soumettre un rapport d’audit externe à la FIDH.
En souscrivant à ces termes de référence, l’auditeur/rice confirme qu’il/elle remplit au moins l’une des conditions suivantes :
L’auditeur/rice et/ou le cabinet est membre d’une organisation nationale d’expert.es-comptables, qui est, elle-même, membre de l’International Federation of Accountants (IFAC).
L’auditeur et/ou le cabinet est membre d’une organisation nationale d’expert.es-comptables. Bien que l’organisation ne soit pas membre de l’IFAC, l’auditeur/rice s’engage à réaliser cette mission conformément aux normes de l’IFAC et à la déontologie exposée dans les présents TdR.
L’auditeur/rice et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur/euse légal des comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un État membre de l’UE, conformément aux principes de supervision publique exposés dans la directive 43/2006/CE du Parlement européen et du Conseil (cette option s’applique aux auditeur/rices et cabinets d’audit basé.es dans un État membre de l’UE).
L’auditeur/rice et/ou le cabinet est inscrit.e comme contrôleur.euse légal.e des comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un pays tiers et ce registre applique les principes de supervision publique exposés dans la législation du pays concerné (cette option s’applique aux auditeur.rices et cabinets d’audit basé.es dans un pays tiers).
2.1.3. Type de mandat, attentes et objectifs
L’étendue de l’audit porte sur la totalité des activités réalisées dans le cadre du Projet (36 mois) et sur l’exécution de procédures convenues, et conformément aux procédures de l’AFD et de BFTW ;
Le Projet étant co-financé, à une importante échelle, par des fonds de la Coopération Internationale Allemande à travers l’organisation Brot Fur Die Welt (BFTW), l’un des critères de choix du cabinet d’audit sera sa capacité de démontrer l’expérience de son équipe dans l’audit financier et la connaissance dudit bailleur.
Cet audit technique et financier aura pour objectifs de :
Vérifier le bon respect des obligations contractuelles
- Contrôler le respect des procédures bailleurs et les règles de passation de marché.
Vérification du système comptable
- Vérifier qu’il existe un système clair de gestion comptable et financier permettant la traçabilité de l’ensemble des dépenses et des recettes relatives au projet ;
- Vérifier que la FIDH est en mesure d’assurer une traçabilité des fonds, et donc de bien distinguer le périmètre financier relevant de l’AFD et le périmètre relevant des cofinancements (essentiellement des fonds BFTW),
- Vérifier la correspondance des enregistrements comptables avec les documents justificatifs détenus par le bénéficiaire et / ou les partenaires menant les opérations ;
- Vérifier la cohérence entre l’utilisation ou l’objectif d’utilisation des financements et l’utilisation décrite dans le contrat de financement.
- Vérifier la bonne coordination et la cohérence entre les procédures financières AFD et celles de BFTW
Analyse du plan de financement
- Vérifier les dispositions contractuelles en matière de cofinancement, les modalités de calcul des valorisations et le respect des pourcentages de cofinancement.
Contrôle des dépenses
- Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur (AFD et cofinancements) ;
- Vérifier que les dépenses encourues étaient prévues au budget ;
- Vérifier l’éligibilité des dépenses au regard du guide méthodologique de l’AFD et de BFTW ;
- Vérifier l’absence de double financement ;
- Vérifier les dépenses de personnel, les frais de voyage et déplacements, les dépenses d’équipement, l’expertises externes et les taux de change appliqués.
L’auditeur/rice réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 1. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la Lettre de management.
2.2. Méthodologie
2.2.1. Mission, procédures, documentation et preuves
L’audit demandé portera donc sur la période allant du 1er Novembre 2023 au 31 Octobre 2026.
L’auditeur/rice planifiera les activités de manière à permettre l’exécution d’une vérification efficace des dépenses. L’auditeur/rice mettra en œuvre et vérifiera les procédures de l’AFD, y compris celles stipulées dans le contrat de financement du Projet et leur bonne coordination avec les procédures financières de BFTW. Les preuves à utiliser pour l’exécution des procédures correspondent à toutes les informations financières et non financières permettant d’examiner les dépenses déclarées par la FIDH dans le rapport financier. L’auditeur/rice se fondera sur les preuves ainsi obtenues pour établir son Rapport d’audit externe.
L’auditeur/rice acquerra une connaissance suffisante des termes et conditions du contrat de subvention en procédant à un examen attentif de celui-ci et de ses annexes, des contrats de cofinancement, ainsi que d’autres informations utiles, et en interrogeant la FIDH. L’auditeur/rice veillera à obtenir une copie du contrat de subvention original (signé par la Bénéficiaire et l’Agence) et de ses annexes. L’auditeur/rice se fait remettre et étudie le rapport (qui comporte une section narrative et une section financière).
Afin d’orienter et guider l’audit, l’auditeur/rice devra se référer à la fiche outil créé par l’AFD pour le contrôle des projets DPA/OSC depuis 2016, figurant dans le Guide méthodologique de l’Agence. Bien que n’étant pas un document contractuel auprès de l’AFD, le contrat de financement faisant l’objet du présent l’audit étant rattachée aux précédentes règles de financement et guide AFD, ce guide et notamment la grille d’analyse devront servir de base au travail de l’auditeur/rice.
La FIDH mettra notamment à disposition de l’équipe d’audit :
- Les conventions de partenariat ;
- Les documents relatifs aux comptes rendus techniques et financiers ;
- Les outils de suivi financiers du projet ;
- Les justificatifs de dépenses et d’appels d’offres lancés ;
- Le Guide méthodologique de l’AFD.
- Les procédures financières BFTW
2.2.2 Livrables attendus
Les livrables attendus sont :
- Un rapport d’audit tous les 6 mois dans le cadre du projet BFTW apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que, le cas échéant, le montant des dépenses déclarées inéligibles, et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre et les valorisations réalisées au cours du Projet.
- Un rapport d’audit la première année (18 mois) dans le cadre du projet AFD apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que, le cas échéant, le montant des dépenses déclarées inéligibles, et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre et les valorisations réalisées au cours du Projet, ainsi qu’un rapport final. L’audit fait sur le programme AFD tiendra compte des audits fait sur le projet BFTW.
- Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.
En parallèle du rapport d’audit, l’auditeur/rice rédigera un rapport soulevant les points suivants :
- Commentaires et suggestions sur le système de comptabilité et de contrôle qui font l’objet de la mission d’audit ;
- Définition des problèmes précis, anomalies et faiblesses du système de contrôle, propositions des mesures de régularisation et/ou de progrès ;
- Évaluation de la conformité aux clauses financières des conventions et suggestions d’amélioration de ces clauses financières ;
- Échange sur les problèmes affectant la réalisation du projet et nécessitant une attention particulière.
2.3. Moyens
Le budget de l’audit financier n’excédera pas 20.000 euros TTC (coûts directs et imprévus inclus).
Les auditeur/rices peuvent proposer des solutions de sous-traitance, mais ces montants devront rester dans l’enveloppe globale prévue. Ils/elles peuvent également réaliser cet audit en équipe à condition que le rôle et les responsabilités de chacun.e soient précisé.es.
Une proposition budgétaire détaillée devra être fourni au travers d’une offre. Il est également demandé d’y préciser la répartition des jours de travail entre les différentes phases (en lien avec leur proposition de méthodologie)
2.4. Calendrier de l’audit
L’audit financier doit être réalisé tous les 6 mois pour les financements BFTW et à la fin de la tranche 1 (18 mois) et à la fin du projet pour l’AFD.
L’auditeur/rice sera choisi.e par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :
- Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des auditeur/rices, y compris expérience avec les procédures comptables de BFTW.
- Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible.
Afin de respecter les échéances précisées dans les présents TdR, il sera demandé à l’auditeur/rice d’effectuer son travail en plusieurs temps.
1) Réunion de cadrage
Suite à l’attribution du marché d’audit, l’auditeur/rice organisera une réunion de cadrage avec la FIDH visant à expliciter sa méthodologie, permettre une bonne compréhension par la FIDH du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit et le cas échéant, la formulation de recommandations par l’auditeur/rice.
Les objectifs de cette réunion seront les suivants :
Pour l’auditeur/rice
- Acquérir une connaissance suffisante des modalités organisationnelles, du processus informationnel et comptable du projet,
- Avoir identifié les faiblesses et les facteurs de risque en fonction de la nature du projet et du type de partenariat,
- Avoir identifié les points de contrôle centraux et spécifiques à effectuer,
- Avoir identifié les modalités de traçabilité de l’information financière et comptable de l’OSC.
Pour la FIDH
- Maîtriser ses obligations contractuelles vis-à-vis de l’AFD et de BFTW et leurs implications dans la mise en œuvre concrète du projet ;
- Avoir identifié dans son mode de gestion les éventuelles zones de risques pouvant contrevenir aux respects de ses obligations et avoir défini la manière d’y remédier ;
- Avoir identifié les bonnes pratiques notamment au niveau de la traçabilité de l’information du projet (exemple : la mise en place d’un suivi analytique pour le projet, feuilles de temps, feuilles de paie, etc.) et des éventuelles passations de marchés ;
- Avoir compris comment l’audit financier va être mené, ce qui est attendu et comment elle peut travailler efficacement avec l’auditeur.rice.
La réunion de cadrage aura lieu dans les dix premiers mois du Projet, soit avant le 30 Juin 2024.
2) Travail de vérification des procédures et des justificatifs de dépenses :
3) Remise du rapport : au plus tard le 28/02/2026
Cet appel d’offre est destiné à identifier un.cabinet d’audit pour la réalisation de l’audit financier externe de la FIDH, tel que précisé dans les présents TdR. Si vous souhaitez manifester votre intérêt, merci de bien vouloir envoyer votre proposition et un budget détaillé à l’adresse recrutement@fidh.org avec en objet "AUDFINANCIER" à l’intention de Mme Maddalena Neglia, Coordinateur du Projet.
Ces documents sont à transmettre par courrier électronique au plus tard pour le 2/06/2024 à 17h30 (heure française).