La FIDH recherche un-e, Assistant-e exécutif-ve/secrétaire Référence : ASS-ACCUEIL-10-17

12/10/2017
contenu

Conditions :
Contrat à durée déterminée (durant l’absence d’une salariée actuellement prévue jusqu’au 4 décembre, mais qui peut être prolongée),
Date de début du contrat : dès que possible
Lieu : au siège de la FIDH à Paris,
Régime des 35 heures
Rémunération mensuelle à partir de 1950 euros brut (13 mois) selon expérience. Un recrutement à un niveau différent sur la base d’un profil de poste modifié reste possible.
Date limite de dépôt des candidatures : 20 Octobre 2017

La FIDH (Fédération internationale des ligues des droits de l’Homme) est une organisation non gouvernementale internationale basée en France dont la vocation est de favoriser le respect des principes inscrits dans la Déclaration universelle des droits de l’Homme. La FIDH fédère 184 associations nationales de défense des droits humains actives sur les cinq continents

Sous la responsabilité de la Directrice exécutive il-elle a comme missions/responsabilités :

D’assurer la gestion et la prise en charge de l’accueil physique et téléphonique de la FIDH

- Accueillir et orienter les visiteurs, tenir le registre des visites

- Assurer le standard téléphonique : Recevoir et transférer les appels, prendre et transmettre les messages, réorienter les appels ne concernant pas la FIDH, organiser le relais pendant ses absences et assurer la mise en place du répondeur aux heures de fermeture

- Tenir à jour la liste des coordonnées professionnelles du staff (Tel, mail et skype)

- Assurer la continuité du service et l’organisation d’un relais pendant ses absences

- Gérer le courrier postal, réceptionner le courrier à son arrivée et le dispatcher. En l’absence du titulaire en charge de l’expédition du courrier postal : Affranchir le courrier et le porter au bureau de poste ou, pour les courriers spéciaux, les remettre aux coursiers des sociétés de transport concernées

D’assurer un soutien administratif pour la logistique et les services généraux

- Assurer un soutien logistique à la bonne tenue des locaux et appareils collectifs dans le respect de la politique de développement durable de la FIDH :
Tenir à jour l’état des besoins concernant l’entretien des locaux et des demandes du staff en équipements logistiques
Assurer, à la demande de la direction exécutive, l’établissement des devis nécessaires à l’entretien des locaux et en effectuer le suivi

Gérer les demandes du staff et le stock de fournitures ainsi que la relation avec les prestataires

En soutien au responsable du système d’information, assurer les relations avec les prestataires chargés de la maintenance et du dépannage du standard, du téléphone, du matériel informatique /bureautique et des photocopieurs

Contribuer à l’archivage des documents FIDH et assurer le suivi

D’assurer un soutien administratif au département Ressources humaines et contribuer à l’accueil et à la gestion des stagiaires

- Contribuer au suivi des demandes de stage (classement des candidatures, prévision de l’accueil des stagiaires)

- Contribuer à l’accueil logistique des stagiaires sélectionnés (attribution de l’espace et du poste de travail ainsi que, en lien avec le-la responsable du SI, de l’ équipement informatique/bureautique)

- Tenir le tableau de présence des stagiaires accueillis au siège et dans les bureaux et délégations

- Créer, suivre, alimenter la liste des anciens stagiaires

- Actualiser l’Organigramme du Secrétariat International et assurer un appui administratif ponctuel sur d’autres dossiers RH selon les besoins.

De contribuer ponctuellement aux autres tâches administratives et de secrétariat de la FIDH

- Secrétariat : Mettre en forme et assurer la frappe de documents, assurer un soutien logistique à l’organisation de réunions (en particulier les réunions du Bureau International et exécutif et le Congrès) et de déplacements de membres des ligues ou du BI

- Assurer occasionnellement le soutien administratif aux équipes du secrétariat international (DGE, Assistante de direction, bureaux géographiques ou thématiques et délégations…etc.) , notamment pour réserver des billets d’avion, de train

Profil :

Un à deux ans en moyenne d’expérience professionnelle dans une fonction similaire à l’entrée dans la fonction

Maîtrise de l’anglais, pratique professionnelle (écrit et oral) et du français. La connaissance d’une troisième langue est appréciée

Nous vous remercions d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV), à l’adresse : application@fidh.org en précisant dans l’objet de votre email la référence du poste (ASS-ACCUEIL-10-17)

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