Audit financier externe

24/01/2023
Communiqué

La FIDH est une ONG internationale de défense des droits humains. Elle regroupe 192 organisations nationales de défense des droits humains dans 117 pays. Depuis 1922, la FIDH est engagée dans la défense de tous les droits civils, politiques, économiques, sociaux et culturels tels que définis dans la Déclaration universelle des droits de l’Homme.

Pour la FIDH, la transformation des sociétés est d’abord du ressort des acteurs locaux. Ses activités visent à renforcer leur capacité d’action et leur influence.

Elle agit aux niveaux régional, national et international en soutien de ses organisations membres et partenaires pour remédier aux situations de violations des droits humains et consolider les processus de démocratisation. Son action s’adresse aux États et aux autres détenteurs de pouvoir, comme les groupes d’opposition armés et les entreprises multinationales.

Les principaux bénéficiaires sont les organisations nationales de défense des droits humains membres de la FIDH et, par leur intermédiaire, les victimes des violations des droits humains. La FIDH a également élargi son champ d’action à des organisations partenaires locales et développe des alliances avec d’autres acteurs de changement.

L’AUDIT FINANCIER

2.1. Justificatif de l’audit financier

2.1.1 Raison et objet du mandat

Dans le cadre de la phase 2 de la convention de financement n°CZZ 3421 01 X, il est prévu de procéder à un audit financier externe final. La FIDH est ainsi tenue de fournir à l’Agence un rapport d’audit final, au plus tard six (6) mois après la date de clôture effective du Projet, établi par un cabinet d’audit indépendant, conformément à l’Article 3 (3.2.5) du contrat de financement.

Cet audit concernera les dépenses relatives aux trois années du Projet (01 janvier 2022– 31 décembre 2024) et aura pour objet le rapport financier final relatif au contrat de financement du dit Projet produit par la FIDH.

2.1.2. Responsabilités des parties au mandat

L’ auditeur/rice désigne le cabinet d’audit recruté pour le présent mandat et, plus spécifiquement, l’associé.e ou la personne du cabinet d’audit qui assume la responsabilité de la mission et de l’établissement du rapport émis au nom dudit cabinet et qui dispose de l’autorité nécessaire conférée par un organe professionnel, juridique ou réglementaire.

Il incombe à la FIDH de fournir un rapport financier sur l’action financée par l’Agence grâce à la convention de financement qui respecte les termes et conditions du contrat de subvention et de veiller à ce qu’une comparaison puisse être effectuée entre celui-ci et son système de comptabilité et de tenue des comptes, ainsi que ses comptes et relevés. Il appartient à la FIDH de fournir des informations suffisantes et adéquates, à la fois financières et non financières, pour étayer le rapport financier.

La FIDH reconnaît que la capacité de l’auditeur/rice d’exécuter les procédures imposées par le présent mandat dépend effectivement de l’accès suffisant qu’elle lui garantit à son personnel et à son système de comptabilité et de tenue des comptes, ainsi qu’à ses comptes et relevés, ou que ses partenaires lui assurent, le cas échéant.
L’auditeur/rice est chargé.e d’exécuter les procédures convenues de la façon définie dans les présents termes de référence et de soumettre un rapport d’audit externe à la FIDH, apportant des commentaires sur chacun des contrôles et prenant en compte les retours dans le cadre du débat contradictoire, .

En souscrivant à ces termes de référence, l’auditeur/rice confirme qu’il/elle remplit au moins l’une des conditions suivantes :

• L’auditeur.rice et/ou le cabinet est membre d’une organisation nationale d’expert.es-comptables, qui est, elle-même, membre de l’International Federation of Accountants (IFAC).
• L’auditeur et/ou le cabinet est membre d’une organisation nationale d’expert.es-comptables. Bien que l’organisation ne soit pas membre de l’IFAC, l’auditeur.rice s’engage à réaliser cette mission conformément aux normes de l’IFAC et à la déontologie exposée dans les présents TdR.
• L’auditeur.rice et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur.euse légal des comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un État membre de l’UE, conformément aux principes de supervision publique exposés dans la directive 43/2006/CE du Parlement européen et du Conseil (cette option s’applique aux auditeur/rices et cabinets d’audit basé.es dans un État membre de l’UE).
• L’auditeur.rice et/ou le cabinet est inscrit.e comme contrôleur.euse légal.e des comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un pays tiers et ce registre applique les principes de supervision publique exposés dans la législation du pays concerné (cette option s’applique aux auditeur.rices et cabinets d’audit basé.es dans un pays tiers).

2.1.3. Type de mandat, attentes et objectifs

La FIDH souhaite placer cet audit dans une démarche de contrôle financier global, ne se limitant pas à un simple rapprochement de pièces comptables et contrôle de l’éligibilité des dépenses. Cet audit doit également viser à contrôler l’emploi des fonds alloués au projet, conformément aux obligations conventionnelles et à son objet propre, et à accompagner la FIDH dans la gestion et le reporting financier du Projet.

L’étendue de l’audit porte sur la totalité des activités réalisées dans le cadre du Projet (phase 2 de trois ans) et sur l’exécution de procédures convenues, telles que stipulées le Contrat de financement n°CZZ 3421 01 X et conformément aux procédures de l’AFD.

Cet audit technique et financier aura pour objectifs de :

Vérifier le bon respect des obligations contractuelles

• Contrôler le respect des procédures bailleurs et les règles de passation de marché.

Analyse du plan de financement

• Vérifier les dispositions contractuelles en matière de cofinancement, les modalités de calcul des valorisations et le respect des pourcentages de cofinancement.
• Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur ;

Contrôle des dépenses

• Vérifier que les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire ;
• Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, en vigueur au moment de la sélection du projet
• S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans le rapport financier
• Vérifier l’absence de double financement ;
• Vérifierl’ensemble des dépenses en fonction d’un échantillonnage.
• Certifier le rapport financier validé par l’AFD
• Vérifier que les recommandations faites lors de l’audit de la phase précédente CZZ2480 ont bien été mises en place par l’OSC (se référer notamment à la lettre de demande de remboursement de l’AFD).

L’auditeur.ice réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 1. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la Lettre de management.

2.2. Méthodologie

2.2.1. Mission, procédures, documentation et preuves

L’audit demandé portera donc sur la période allant du 01 janvier 2022 au 31 décembre 2024.

L’auditeur.rice planifiera les activités de manière à permettre l’exécution d’une vérification efficace des dépenses. L’auditeur.rice mettra en œuvre et vérifiera les procédures de l’AFD, y compris celles stipulées dans la convention de financement du Projet. Les preuves à utiliser pour l’exécution des procédures correspondent à toutes les informations financières et non financières permettant d’examiner les dépenses déclarées par la FIDH dans le rapport financier. L’auditeur.rice se fondera sur les preuves ainsi obtenues pour établir son Rapport d’audit externe.

L’auditeur.rice acquerra une connaissance suffisante des termes et conditions du contrat de subvention en procédant à un examen attentif de celui-ci et de ses annexes, ainsi que d’autres informations utiles, et en interrogeant la FIDH. L’auditeur.rice veillera à obtenir une copie du contrat de subvention original (signé par la Bénéficiaire et l’Agence) et de ses annexes. L’auditeur.rice se fait remettre et étudie le rapport (qui comporte une section narrative et une section financière).

Afin d’orienter et guider l’audit, l’auditeur.rice devra se référer à la fiche outil créé par l’AFD pour le contrôle des projets DPA/OSC depuis 2016 (Annexe 1), figurant dans le Guide méthodologique de l’Agence. Bien que n’étant pas un document contractuel auprès de l’AFD, la convention de financement faisant l’objet du présent l’audit étant rattachée aux précédentes règles de financement et guide AFD, ce guide et notamment la grille d’analyse devront servir de base au travail de l’auditeur/rice. Cette fiche outil est annexée aux présents TDR (Annexe 1).

La FIDH mettra notamment à disposition de l’équipe d’audit :
• Les conventions de partenariat ;
• Les documents relatifs aux comptes rendus techniques et financiers ;
• Les outils de suivi financiers du programme ;
• Les justificatifs de dépenses et d’appels d’offres lancés ;
• Le Guide méthodologique de l’AFD.

2.2.2 Livrables attendus

Les livrables attendus sont :

• Un rapport d’audit, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que, le cas échéant, le montant des dépenses déclarées inéligibles, et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre et les valorisations réalisées au cours du Projet, et prenant en compte les retours dans le cadre du débat contradictoire .
• Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

En parallèle du rapport d’audit, l’auditeur/rice rédigera un rapport soulevant les points suivants :

• Commentaires et suggestions sur le système de comptabilité et de contrôle qui font l’objet de la mission d’audit ;
• Définition des problèmes précis, anomalies et faiblesses du système de contrôle, propositions des mesures de régularisation et/ou de progrès ;
• Évaluation de la conformité aux clauses financières des conventions et suggestions d’amélioration de ces clauses financières ;
• Échange sur les problèmes affectant la réalisation du projet et nécessitant une attention particulière.

2.3. Moyens

Le budget de l’audit financier n’excédera pas 26 000 euros TTC (coûts directs et imprévus inclus).

Les auditeur.rices peuvent proposer des solutions de sous-traitance, mais ces montants devront rester dans l’enveloppe globale prévue. Ils/elles peuvent également réaliser cet audit en équipe à condition que le rôle et les responsabilités de chacun.e soient précisés.

Une proposition budgétaire détaillée devra être fourni au travers d’une offre. Il est également demandé d’y préciser la répartition des jours de travail entre les différentes phases (en lien avec leur proposition de méthodologie).

2.4. Calendrier de l’audit

L’audit financier doit être réalisé à la suite de la date de clôture effective du Projet (31 décembre 2024)

L’auditeur.rice sera choisi.e par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :
• Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des auditeur/rices.
• Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible.

Afin de respecter les échéances précisées dans les présents TdR, il sera demandé à l’auditeur/rice d’effectuer son travail en plusieurs temps.

1) Réunion de cadrage

Suite à l’attribution du marché d’audit, l’auditeur/rice organisera une réunion de cadrage avec la FIDH visant à expliciter sa méthodologie, permettre une bonne compréhension par la FIDH du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit et le cas échéant, la formulation de recommandations par l’auditeur/rice.

Conformément au Guide méthodologique de l’AFD, les objectifs de cette réunion seront de/d’ (voir Annexe 1) :

Pour l’auditeur.rice

• acquérir une connaissance suffisante des modalités organisationnelles, du processus informationnel et comptable du projet,
• avoir identifié les faiblesses et les facteurs de risque en fonction de la nature du projet et du type de partenariat,
• avoir identifié les points de contrôle centraux et spécifiques à effectuer,
• avoir identifié les modalités de traçabilité de l’information financière et comptable de l’OSC.

Pour la FIDH

• maîtriser ses obligations contractuelles vis-à-vis de l’AFD et leurs implications dans la mise en œuvre concrète du projet ;
• avoir identifié dans son mode de gestion les éventuelles zones de risques pouvant contrevenir aux respects de ses obligations et avoir défini la manière d’y remédier ;
• avoir identifié les bonnes pratiques notamment au niveau de la traçabilité de l’information du projet (exemple : la mise en place d’un suivi analytique pour le projet, feuilles de temps, feuilles de paie, etc.) et des éventuelles passations de marchés ;
• avoir compris comment l’audit financier va être mené, ce qui est attendu et comment elle peut travailler efficacement avec l’auditeur.rice.

La réunion de cadrage aura lieu le 20 février 2023.

2) Travail de vérification des procédures et des justificatifs de dépenses : février – mai 2025.

3) Remise du rapport d’audit externe final : au plus tard le 30 juin 2025.

Cet appel d’offre est destiné à identifier un.e/des consultant.es pour la réalisation de l’audit financier externe de la FIDH, tel que précisé dans les présents TdR. Si vous souhaitez manifester votre intérêt, merci de bien vouloir envoyer votre proposition et un budget détaillé à Mme Clarisse Reberteau Gouraud, Coordinatrice du Projet, à l’adresse : creberteau@fidh.org

Ces documents sont à transmettre par courrier électronique au plus tard pour le 05/02/2023.

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